皆さんは書類や図面をきちんと整理していますか。忙しくて机の上に山積になっている場合も多いのではないでしょうか。ここでは、書類や図面の整理に欠かせない「ファイル」や「バインダー」について簡単に説明し、これらを使用した書類・図面整理の仕方について考えてみたいと思います。

書類整理とバインダー

バインダーは、紙の書類を整理し、保管するための非常に便利なツールです。適切なバインダーと整理方法を選ぶことで、図面の管理がより効率的で便利になります。

バインダーを使用した書類整理の方法

分類とラベル付け

書類をプロジェクトやカテゴリごとに分けます。例えば、「売上台帳」「請求書」「納品書」「プロジェクトA」、「プロジェクトB」、・・・などです。プロジェクトやカテゴリごとにラベルを付け、バインダーの背表紙に記入します。

インデックスシートの活用

インデックスシートを使用して、各カテゴリ内の書類をさらに細分化します。設計プロジェクトであれば、例えば「フレーム」、「機構部」、「外板」、・・・などに分けます。これにより、必要な書類をすぐに見つけることができます。

クリアポケットの利用

特に重要な書類にはクリアポケットを使うと、書類を汚れや破損から保護できます。また、クリアポケットに入れておくことで、バインダーを開くことなく内容を確認できるので便利です。

定期的な整理と見直し

バインダーの中身を定期的に整理し、不要な書類を取り除きます。これにより、バインダーが常に使いやすい状態を保てます。

バインダーの種類

バインダーには様々な種類があります。これらを状況に応じて使い分けるのが大切です。

リングバインダー

書類の抜き差しが簡単で、ページの追加や入れ替えが自由にできます。A4サイズが一般的ですが、A5やB5サイズもあります。

クリアファイルバインダー

各ページがクリアポケットになっているタイプです。書類をそのまま差し込むだけで保管できるので、簡単かつ見やすいです。

レバーファイル

大量の書類をしっかりと閉じることができるバインダーです。書類を頻繁に取り出す必要がない場合に適しています。

ドキュメントファイル

書類をまとめて挟むことができるバインダーです。持ち運びがしやすく、外出先での書類管理に便利です。

建築分野での筒状ファイリング

建築分野では、図面や設計図などの大判書類を管理するために、筒状のファイリング（ロールファイリング）がよく使われています。この方法は、特に大判の図面を折りたたむことなく保管できるため、図面の状態を良好に保ちやすいというメリットがあります。

メリット

折り目がつかず、図面が破れるリスクが減少します。図面を丸めて保管することで、広げたときにすぐに平らに戻りやすいです。

また、縦に立てて保管できるため、スペースの節約になります。特に、狭いオフィスや作業スペースでも有効です。

さらに、筒状にすることで、図面の持ち運びが容易になります。肩にかけたり、手で持ち運ぶことができ、移動中の図面の保護にも役立ちます。

デメリット

図面にロール状の癖がつきます。

使い方と注意点

使い方としては、まず、図面を慎重に巻きます。内側に描かれている重要な部分が来るように巻くと、取り出したときにすぐに確認できます。そして、図面を過度にきつく巻くと、紙に癖とダメージを与える可能性があるため、適度な強さで巻くようにします。

注意点としては、長期間保管する際は、湿気対策を行うことが重要です。防湿剤を使用したり、湿度管理ができる場所に保管することで、図面の劣化を防げます。また、縦置きで保管する場合、安定した場所に置くようにします。転倒しやすい場所は避けるのが賢明です。

機械図面に適したファイリング

機械図面の保管には、図面のサイズや使用頻度、保管スペースに応じて適切なファイリング方法を選ぶことが重要です。筒状ファイリングやクリアポケットバインダーなどを活用し、補強策を取り入れることで、図面を長期間にわたり良好な状態で保管することができます。

筒状ファイリング（ロールファイリング）

すでに述べたように、折り目がつかないため、図面の状態を良好に保つことができます。持ち運びがしやすく、省スペースで保管できます。デメリットとしては、丸めた状態では閲覧が難しいため、閲覧頻度が高い図面には不向きです。また、図面にロール状に癖がつきます。

二つ折り図面ボックスファイル

二つ折り図面ボックスファイルは一般的にA2サイズまでの図面に対応できるものが多いです。図面にある程度癖がつきますが、折り目はつきません。頻繁に持ち運びを行い場合に持ちやすく、ファイルにかかるコストも比較的安いです。

平置きファイリング

図面を折りたたまずに平らな状態で保管できるため、折り目や破損のリスクがありません。閲覧も容易です。デメリットしては、スペースを多く必要とするため、保管場所の確保が課題になります。

クリアポケットバインダー

個別のポケットに図面を収納することで、図面が汚れたり破れたりするのを防ぎます。閲覧しやすく、整理しやすいです。デメリットとしては、大量の図面を保管するには不向きで、スペースが必要です。

レバーファイルやリングバインダー

穴を開けてファイリングすることで、図面の順番やカテゴリーを簡単に整理できます。取り出しやすく、保管しやすいです。デメリットとしては、穴を開けることで図面が破れやすくなるため、補強が必要です。

紙図面管理のポイント

まず、図面ごとにラベルを付けて、簡単に検索できるようにしましょう。そして、古い図面や不要になった図面は定期的に整理し、必要なものだけを保管するようにします。さらに図面はスペースを取るため、保管場所を確保しておくことが重要です。立てて保管するか、専用の棚を用意するのが良いでしょう。

最終的には、可能であれば、図面をデジタル化して保管することで、スペースの節約と検索の容易さが実現できます。

折りたたんでファイリングする際の注意点

図面を折りたたんでファイリングする際には、丁寧に折り、適切なファイルを使用し、ラベル付けやインデックスを活用することで、効率的かつ安全に管理することができます。

すべての図面を同じ方法で折りたたむことで、見た目が整い、ファイリングしやすくなります。また図面に折り目をつける際は、きれいに折ることで、破れやすくなったり、読みづらくなるのを防ぎます。

さらに、折った際に重要な情報が隠れないように配慮します。例えば、タイトルや番号などが見える位置に来るように折るのが理想です。

ファイルのサイズや種類を適切に選ぶもの重要です。余裕があるサイズが理想です。また、透明ポケットや厚紙で補強されたファイルを使用することで、図面の保護が強化されます。

また、ファイルに図面の内容を示すラベルを付けることで、後から探しやすくなります。また、カテゴリやプロジェクトごとにインデックスシートを挟むことで、複数の図面を整理しやすくなります。

折りたたんだ図面は平らな場所に保管し、重みが均等にかかるようにします。これにより、折り目がさらに強くつくのを防ぎます。また、湿度や温度の影響を受けにくい場所に保管することで、紙の劣化を防ぎます。

折りたたんだ図面を取り出す際には丁寧に扱い、破れやすい折り目に注意します。また、図面を頻繁に開いたり閉じたりする必要がある場合、折りたたまずに別の方法で保管することを検討します。

最終的には、重要な図面はデジタル化してバックアップを取ることも検討します。これにより、物理的な劣化や紛失のリスクを軽減できます。

リングファイルの破損対策

最も一般的で、よく使われるファイルには「リングファイル」がありますが、穴をパンチで開ける必要があり、破れやすいという欠点があります。この破損対策について考えてみましょう。

補強リングを使う

書類の穴の周りに貼る丸いシールで、穴が破れにくくなります。透明なものや紙製のものがあります。また、一枚の紙に対して、穴の両面に補強リングを貼ることで、強度が倍増します。

穴あき補強用シート

穴の部分だけではなく、ページ全体に補強を加えるためのシートです。書類を一度このシートに挟んでから穴を開けることで、全体的な耐久性が向上します。

クリアポケット

書類を一枚ずつ透明なポケットに入れ、それをリングファイルに綴じる方法です。書類自体に穴を開ける必要がなく、ポケットごと取り出せるので便利です。

補強紙を挟む

書類の両端に厚紙を挟んでから穴を開けることで、書類自体が引っ張られるのを防ぎます。

書類の端が引っ張られるのを防ぎ、破損や劣化を防ぎます。また、特別な補強材やシールを購入する必要がなく、手持ちの紙で対応できるため、コストを抑えられます。

（まとめ）バインダーを適切に使って山積の書類を整理しましょう

以上、バインダーと書類整理について見てきました。

デジタル化が進んで紙の書類が少なくなったとはいえ、油断していると机が書類に占拠されます（笑）。ファイリングを適切に行い、机の上を自分に取り戻しましょう！！

「図面バンク」は、デジタル化された図面の管理に特化した使いやすい図面管理システムです。ご興味ある方はお気軽にご連絡ください。