設備を導入したときには、設備メーカーから図面や取扱説明書、仕様書など、さまざまな資料を受け取ります。ただ、導入直後には完成図書が一式そろっていても、設備を数年、十数年と使い続けるうちに、必要な資料へすぐにたどり着けなくなることがあります。

古い設備の完成図書は書庫に紙で保管され、新しい設備の資料は共有フォルダにPDFで保存されている。設備を改修した際にメーカーから届いた新しい図面だけが、担当者のメールに残っている。こうした状態になると、「資料はあるはずなのに、どれを見ればよいのか分からない」という問題が起こります。

さらに、設備は導入後も部品交換や改修を繰り返します。そのため、納入時に受け取った完成図書をそのまま保管しているだけでは、現在の設備状態と資料の内容が一致しなくなることもあります。

完成図書を設備保全で活用するためには、単に資料を保管するのではなく、どの設備の、どの資料が、現在有効なのかを確認できる状態にしておくことが重要です。

この記事では、設備の完成図書にはどのような資料が含まれるのかを整理したうえで、紙資料の電子化やExcel・共有フォルダによる管理方法、設備改修後も情報を使える状態に保つためのポイントまで解説します。

設備の完成図書とは？

完成図書とは、設備や工事が完成した際に、発注者や設備の所有者へ引き渡される図面や技術資料などをまとめたものです。何を完成図書に含めるかは、設備の種類や契約条件によって異なります。そのため、「完成図書」という名称から、特定の書類一式を指すと考えない方がよいでしょう。

例えば農林水産省の機械設備工事に関する電子納品要領では、完成図書として実施仕様書、計算書、施工図、機器図、施工管理記録書、取扱説明書などを管理する例が示されています。製造業の生産設備で考えても、設備の全体図や組立図、電気回路図だけでなく、取扱説明書や仕様書、機器リスト、検査資料など、設備を使い続けるために必要なさまざまな情報が設備導入時に集まります。つまり、完成図書と完成図面は同じものではありません。

図面は完成図書を構成する情報の一つです。実際の設備保全では、図面だけでなく、取扱説明書や仕様書なども確認しながら作業することになります。

完成図書はなぜ時間が経つと使いにくくなるのか

設備導入時にはきれいに整理されていた完成図書でも、時間が経つにつれて使いにくくなることがあります。その原因は、完成図書そのものが劣化することだけではありません。設備を使い続ける間に、新しい資料が増えたり、設備そのものが変わったりすることにあります。

原因①：紙やPDF、メールに資料が分散する

古い設備では、完成図書が紙のファイルとして書庫に保管されていることがあります。一方、新しく導入した設備では、PDFやCADデータが共有フォルダに保存されていることもあるでしょう。さらに設備導入後には、メーカーとのやり取りの中で改訂図面や追加資料を受け取ります。その資料がメールに添付されたままになっていれば、設備に関する情報が書庫、共有フォルダ、メールへと分散していきます。

すると、資料そのものは存在していても、トラブルが起きたときに「どこを探せばよいのか」が分かりません。つまり、完成図書の管理では、資料があるかどうかだけでなく、必要な人が必要なときにたどり着けるかまで考える必要があります。

原因②：設備によって資料の整理方法が異なる

設備メーカーごとに、資料の名称やフォルダ構成が異なることもあります。ある設備では「電気図面」「機械図面」「取扱説明書」と分類されていても、別の設備ではメーカー独自の番号や図番だけでファイルが並んでいるかもしれません。現場では「3号包装機」と呼んでいるのに、完成図書にはメーカーの正式名称や型式しか記載されていないこともあります。

こうした状態では、設備について詳しい担当者であれば資料を見つけられても、その人が不在になると途端に探せなくなります。資料の整理方法を統一する目的は、見栄えをきれいにすることではありません。特定の人の記憶に頼らなくても、設備から必要な資料へたどれるようにすることにあります。

原因③：設備を改修すると、導入時の資料と現在の状態がずれる

完成図書管理で特に注意したいのが、設備導入後の改修です。例えば、導入時には特定のセンサーが使われていたものの、故障が続いたため別型式へ変更したとします。それに合わせて配線や取り付け位置も変更しているのであれば、導入時の電気図面だけでは現在の設備状態を正しく確認できません。

この場合、納入時の完成図書が間違っていたわけではありません。設備が変化したのに、その後の情報が完成図書とつながっていないことが問題です。そのため完成図書は、納入時に一度整理して終わる資料ではなく、その後の設備改修や図面更新とあわせて管理していく必要があります。

設備図面の最新版と旧版をどのように管理するかについては、図面バンクコラム「設備図面の管理方法とは？最新版が分からなくなる原因と適切な管理方法を解説」で詳しく紹介しています。

完成図書は「設備」を基準に整理する

完成図書を整理するとき、最初にフォルダ構成を考えたくなるかもしれません。しかし、その前に決めておきたいのが、「どの設備に関する資料なのか」を識別する方法です。

例えば、工場内の設備に「EQ-001」「EQ-002」といった設備番号を割り当てているのであれば、完成図書にも同じ設備番号を持たせます。そうすれば、設備台帳でEQ-001を確認したときに、その設備に関する電気図面や組立図、取扱説明書、仕様書などへたどれるようになります。

水資源機構の設備管理指針でも、設備の運用開始前に完成図書、設備台帳、技術資料、運用管理マニュアルなどを基礎データとして引き継ぎ、情報を確認・共有することが示されています。また、既に運用している設備で資料が不足している場合には、改めて情報を集め、基礎データを整理する考え方も示されています。

完成図書を「完成図書」という独立した資料群として保管するのではなく、設備に関する基礎情報の一部として扱うことが、その後の保全では重要になります。

紙の完成図書は電子化した方がよい？

紙でしか残っていない完成図書は、PDFなどへ電子化することで使いやすくなる場合があります。紙資料の場合、確認するたびに書庫へ取りに行かなければなりません。電子化して共有フォルダなどへ保存すれば、パソコンやタブレットから参照でき、複数の担当者が同じ資料を確認しやすくなります。また、原本の劣化や紛失に備える意味でも、電子化にはメリットがあります。

ただし、ここで注意したいのが、電子化と一元管理は同じではないということです。紙の完成図書をすべてPDF化して共有フォルダへ保存しても、ファイル名だけでは何の資料か分からなかったり、同じ設備のPDFが何十個も並んでいたりすれば、必要な情報を探す手間は残ります。さらに、設備改修後の図面が別のメールやフォルダへ保存されれば、せっかく電子化した完成図書と現在の情報が再び分かれてしまいます。

そのため電子化は、完成図書管理を改善するためのスタート地点と考えた方がよいでしょう。電子化した後に、設備との対応関係や資料の種類、最新版と旧版の違いまで整理することで、初めて日常の設備保全で使いやすい状態になります。

Excelと共有フォルダでも完成図書は管理できる

設備数がそれほど多くなく、資料を更新する担当者も限られている場合は、Excelと共有フォルダを組み合わせる方法でも管理できます。共有フォルダには完成図書そのものを保存し、Excelには「どの設備に、どの資料があるのか」を確認するための台帳を作ります。例えば、次のような形です。

Excelの役割は、完成図書そのものを保存することではありません。設備と資料を結ぶ索引として使うのがポイントです。設備番号で絞り込めば、その設備に関する資料を一覧で確認できます。「電気図面」「取扱説明書」「仕様書」といった資料区分も登録しておけば、目的に応じて必要な資料を探しやすくなります。

また、改訂される図面については図番やRev.も登録しておくと、同じ図面の新旧を判断しやすくなります。この程度の規模で問題なく運用できるのであれば、無理に専用システムへ移行する必要はありません。

フォルダを整理するだけでは管理しにくくなることもある

共有フォルダを設備単位に整理するだけでも、現在より使いやすくなるケースは多くあります。しかし、設備数や資料数、利用する人が増えてくると、フォルダの階層だけでは情報の関係を表しにくくなります。

例えば、一つの取扱説明書を複数の設備で共通利用しているとします。それぞれの設備フォルダへ同じPDFをコピーすれば、どの設備からでも確認できますが、資料を更新した際にはすべてのコピーを差し替えなければなりません。一部だけ古いまま残れば、同じ取扱説明書なのに複数の内容が存在することになります。

設備改修時も同様です。新しい図面を「完成図書」フォルダへ追加するだけでは、それが以前の図面を置き換える最新版なのか、別用途の図面なのかを利用者が判断できない場合があります。

フォルダの整理だけで管理が難しくなってきたら、フォルダ階層をさらに細かくするのではなく、設備と資料の関係や、資料同士の新旧関係を管理する方法を検討した方がよいでしょう。

完成図書は「資料」ではなく「設備」から探せるようにする

設備保全の担当者が、必要な図面の図番や正式名称を最初から知っているとは限りません。設備が止まったときに確実に分かっているのは、「目の前のこの設備に問題が起きている」ということです。そのため、完成図書も資料名から探すだけではなく、設備を入口として、その設備の現在有効な図面、取扱説明書、仕様書、使用機器情報や過去の改修履歴まで確認できる状態にしておくと、保全の現場では使いやすくなります。

これは、図面バンクで解説してきている設備図面の最新版管理や、設備トラブル時の情報探索、予備品管理、保全履歴ともつながります。設備が止まったときには完成図書から電気図面を確認し、必要に応じて過去の修理履歴を調べ、交換部品が必要になれば予備品情報を確認する。

つまり完成図書は、それだけで完結する資料ではありません。設備を維持するために必要な情報へ入っていく入口の一つと考えると、管理の方法も変わってきます。

設備を改修したら、完成図書とのつながりも見直す

設備導入後に改修を行った場合には、その変更がどの資料に影響するのかも確認します。

例えば、センサーを別型式へ交換して取り付け位置まで変更したのであれば、関連する図面や使用機器情報も現在の設備に合わせる必要があります。制御盤の配線を変更したのであれば、電気図面についても改訂が必要になるかもしれません。

このとき、納入時の完成図書一式をすべて作り直す必要があるという意味ではありません。重要なのは、現在使うべき資料がどれなのかを分かるようにし、変更前の資料も必要に応じて履歴として残しておくことです。そうしておけば、次に設備トラブルが起きたときも、導入時の古い図面ではなく、現在の設備に対応する情報を利用できます。

また、改修を行った理由や対応内容まで設備に紐付けて残しておけば、「なぜ現在の仕様になっているのか」も後から確認できます。この点については、図面バンクコラム「設備の保全履歴・改修履歴はどう管理する？」で詳しく解説しています。

設備・完成図書・改修情報を一元管理する方法もある

設備や完成図書の数が増え、生産技術、製造・保全、設備メーカーなど複数の関係者が資料を扱うようになると、Excelと共有フォルダだけでは更新管理が難しくなることがあります。この段階では、設備を起点として完成図書や改修情報を管理できる仕組みを使う方法もあります。

「図面バンク for 設備図面」では、設備メーカーから提出された承認図・完成図書を設備単位で管理し、改訂時には最新版と旧版を区別して履歴を残せます。また、改修依頼や予備品、保全記録なども同じ設備ページに紐付けて扱う設計になっています。

設備メーカーが完成図書を直接提出し、関係者が同じ設備ページから確認できるため、生産技術が資料を受け取って各部門へ配布する中継作業を減らす使い方も想定されています。

ただし、専用システムを導入すること自体が目的ではありません。現在困っているのが、紙資料を確認しに行く手間なのであれば、まず電子化するだけでも改善できます。資料の場所が分からないのであれば、Excelと共有フォルダの整理から始める方法があります。

一方、資料は見つかるものの最新版が分からない、設備改修のたびに図面や履歴が分散する、設備メーカーとのやり取りまで含めて管理したい、といった段階まで課題が広がっているのであれば、設備単位で情報を一元管理する方法を検討する意味が出てきます。

完成図書を整えると、その後の保全情報もつながる

完成図書を設備単位で整理するメリットは、目的のPDFを早く見つけられることだけではありません。完成図書を設備台帳とつなげておけば、設備トラブルが起きた際に、その設備の図面や取扱説明書へアクセスできます。過去のトラブル対応を設備に紐付けておけば、以前の修理内容も確認できます。交換部品の情報までつながっていれば、必要な予備品の型式や保管状況を調べることもできます。

つまり、完成図書を管理することは、単なる書類整理ではありません。その設備について知りたいときに、必要な情報へ入っていける土台を作ることでもあります。完成図書を起点として、現在の図面、過去の改修履歴、予備品、保全記録へと情報をつなげていけば、設備導入時に受け取った資料を、その後の保全にも活かせるようになります。

まとめ｜完成図書は「保管する資料」から「設備を使うための情報」へ

完成図書には、設備の図面だけでなく、取扱説明書や仕様書など、その後の運用や保全に必要になるさまざまな情報が含まれています。

設備導入時には一式そろっていても、時間が経つにつれて紙とPDFに資料が分かれたり、メーカーから受け取った改訂図面が別の場所へ保存されたりします。さらに設備そのものが改修されれば、導入時の完成図書と現在の設備状態が一致しなくなることもあります。

まずは、どの設備にどの資料があるのかを整理することが出発点です。紙でしか残っていなければ電子化し、設備番号を基準としてExcelや共有フォルダで管理する方法でも始められます。

そのうえで、設備の改修に合わせて現在使うべき図面や関連情報を更新し、必要な人が設備から正しい資料へたどれる状態を維持します。

設備数や関係者が増えてきた場合には、完成図書だけを独立して保管するのではなく、図面、改修履歴、予備品、保全記録まで設備を起点につなげて管理する方法も選択肢になります。

完成図書は、設備導入が終わったあとに保管しておくだけの資料ではありません。必要なときに、必要な人が、その設備の正しい情報へたどり着ける状態にしておくことで、設備を長く使い続けるための情報として活かせるようになります。